Termeni și Condiții NeoFisc

Ultima actualizare: 12 mai 2026

Acești Termeni și Condiții reglementează accesarea și utilizarea aplicației NeoFisc, furnizată de DevXpLoad IT Solutions S.R.L., societate cu răspundere limitată înregistrată în România, având CUI 49902405, denumită în continuare „DXP”, „Furnizorul” sau „noi”.

Prin crearea unui cont, accesarea, testarea sau utilizarea aplicației NeoFisc, confirmați că ați citit, ați înțeles și acceptați acești Termeni și Condiții.

Dacă nu sunteți de acord cu acești Termeni, vă rugăm să nu utilizați aplicația NeoFisc.

Acești Termeni se completează cu:

• Politica de Confidențialitate NeoFisc;
• Politica de Cookies NeoFisc;
• orice alte politici, anexe sau condiții comerciale aplicabile serviciului.

1. Despre NeoFisc

NeoFisc este o platformă digitală de analiză financiară, fiscală și operațională, destinată firmelor mici, microîntreprinderilor, SRL-urilor, PFA-urilor și altor forme de activitate economică.

Aplicația oferă funcționalități precum:

• analiză financiară pe baza datelor introduse sau încărcate de utilizator;
• interpretarea unor indicatori economici și fiscali;
• monitorizarea unor obligații, praguri sau riscuri relevante pentru firmă;
• simulări, estimări și scenarii financiare;
• explicații asistate de AI;
• suport educațional și decizional pentru antreprenori;
• procesarea unor fișiere sau date financiar-contabile;
• generarea de rapoarte, alerte, observații și recomandări orientative.

NeoFisc are rol de suport informativ, educațional și decizional. Aplicația nu înlocuiește contabilul, consultantul fiscal, auditorul, avocatul sau orice alt specialist autorizat.

2. Cine poate utiliza NeoFisc

NeoFisc este destinat utilizării în scop profesional, de către:

• societăți comerciale;
• PFA-uri;
• întreprinderi individuale;
• alte entități sau persoane care desfășoară activități economice;
• reprezentanți, administratori, angajați sau colaboratori autorizați ai acestor entități.

Prin utilizarea aplicației, declarați că:

• aveți capacitatea legală de a accepta acești Termeni;
• acționați în nume propriu sau în numele unei entități pe care aveți dreptul să o reprezentați;
• aveți autoritatea de a introduce, încărca sau procesa datele respective în NeoFisc;
• informațiile furnizate la înregistrare sunt corecte, complete și actuale;
• utilizați aplicația în scop profesional, legitim și conform legii.

Dacă utilizați NeoFisc în numele unei firme sau al unei alte entități, acceptarea acestor Termeni se consideră făcută atât în numele dumneavoastră, cât și în numele entității respective.

3. Definiții

În sensul acestor Termeni:

Aplicația înseamnă platforma software NeoFisc, disponibilă prin website, aplicație web, subdomenii, module, interfețe, API-uri sau alte componente furnizate de DXP.

Utilizator înseamnă persoana fizică sau juridică ce accesează, testează sau utilizează NeoFisc, inclusiv reprezentanții unei firme.

Client înseamnă Utilizatorul care creează un cont, folosește un plan gratuit, activează un abonament sau utilizează funcționalitățile NeoFisc pentru o entitate economică.

Datele Clientului înseamnă datele, fișierele, informațiile, documentele, indicatorii, rapoartele, tranzacțiile sau alte materiale introduse, încărcate, transmise sau generate de Client în aplicație.

Date personale înseamnă orice informații care pot identifica direct sau indirect o persoană fizică.

Date anonimizate înseamnă date care au fost prelucrate astfel încât persoana vizată sau Clientul să nu mai poată fi identificați direct sau indirect prin mijloace rezonabile.

Date agregate înseamnă date statistice sau consolidate care nu permit identificarea directă sau indirectă a Clientului, firmei Clientului sau persoanelor vizate.

AI sau funcționalități AI înseamnă funcționalități bazate pe inteligență artificială, modele lingvistice, procesare automată, clasificări, generări de text, interpretări, analiză semantică, embeddings sau recomandări generate automat.

Servicii terțe înseamnă servicii externe folosite pentru funcționarea NeoFisc, precum servicii cloud, baze de date, autentificare, procesare AI, procesare plăți, email, monitorizare, infrastructură sau securitate.

Subîmputerniciți înseamnă furnizori terți utilizați de DXP pentru a prelucra date personale în numele Clientului, în măsura necesară furnizării serviciului NeoFisc.

Abonament înseamnă planul tarifar, gratuit sau plătit, ales de Client pentru utilizarea aplicației.

4. Acceptarea Termenilor

Acești Termeni reprezintă un acord legal între Utilizator și DXP.

Acceptarea poate avea loc prin:

• crearea unui cont;
• bifarea unei căsuțe de acceptare;
• accesarea aplicației;
• utilizarea funcționalităților NeoFisc;
• activarea unui plan gratuit sau plătit;
• continuarea utilizării după publicarea unei versiuni actualizate a Termenilor.

Dacă persoana care acceptă Termenii acționează în numele unei firme, aceasta declară că are autoritatea necesară pentru a angaja firma respectivă în acest acord.

5. Ce nu este NeoFisc

NeoFisc nu este:

• firmă de contabilitate;
• cabinet de consultanță fiscală;
• consultant fiscal autorizat;
• avocat sau firmă de avocatură;
• auditor financiar;
• expert contabil;
• instituție financiară;
• furnizor de servicii de declarare fiscală;
• substitut pentru verificarea profesională a datelor contabile, fiscale sau juridice.

Informațiile, explicațiile, analizele, estimările, simulările și răspunsurile generate în NeoFisc au caracter informativ, orientativ și educațional.

Utilizatorul este singurul responsabil pentru:

• deciziile luate pe baza informațiilor din aplicație;
• verificarea datelor introduse;
• interpretarea rezultatelor;
• consultarea specialiștilor autorizați atunci când situația o impune;
• depunerea declarațiilor fiscale;
• respectarea obligațiilor contabile, fiscale, legale și administrative.

NeoFisc poate ajuta la înțelegerea unor situații, riscuri sau opțiuni, dar nu garantează că rezultatele sunt complete, exacte, actualizate sau aplicabile în toate cazurile particulare.

6. Crearea contului

Pentru utilizarea anumitor funcționalități NeoFisc, poate fi necesară crearea unui cont.

La înregistrare, pot fi solicitate informații precum:

• adresa de email;
• numele utilizatorului sau al persoanei de contact;
• denumirea firmei;
• CUI/CIF;
• forma juridică;
• date de facturare;
• alte informații necesare pentru configurarea contului.

Utilizatorul este responsabil pentru:

• corectitudinea informațiilor furnizate;
• actualizarea datelor de cont;
• păstrarea confidențialității parolei;
• protejarea accesului la cont;
• activitatea desfășurată prin contul său;
• administrarea persoanelor cărora le oferă acces la cont sau la datele firmei.

Utilizatorul trebuie să ne notifice imediat dacă suspectează acces neautorizat, compromiterea parolei sau utilizarea necorespunzătoare a contului.

DXP nu este responsabil pentru pierderile sau prejudiciile cauzate de utilizarea neautorizată a contului, dacă aceasta rezultă din culpa Utilizatorului sau din neprotejarea corespunzătoare a datelor de acces.

7. Datele Clientului

Clientul păstrează toate drepturile asupra Datelor Clientului.

DXP nu dobândește drept de proprietate asupra datelor încărcate, introduse sau generate de Client în aplicație.

Prin utilizarea NeoFisc, Clientul acordă DXP un drept limitat, neexclusiv și necesar pentru:

• stocarea datelor;
• procesarea datelor;
• afișarea datelor în aplicație;
• generarea de analize, rapoarte, alerte, simulări sau explicații;
• furnizarea funcționalităților NeoFisc;
• asigurarea securității și funcționării serviciului;
• acordarea de suport tehnic;
• îndeplinirea obligațiilor legale;
• administrarea contului și a relației contractuale.

DXP va utiliza Datele Clientului doar în măsura necesară pentru furnizarea, operarea, securizarea, îmbunătățirea și administrarea serviciului, conform acestor Termeni și Politicii de Confidențialitate.

8. Date personale, roluri GDPR și protecția datelor

NeoFisc este destinat în principal prelucrării datelor de firmă, financiare, contabile, fiscale și operaționale.

Cu toate acestea, anumite date introduse sau încărcate de Utilizator pot conține date cu caracter personal, de exemplu:

• nume ale persoanelor de contact;
• adrese de email;
• date despre administratori, asociați, salariați, colaboratori sau parteneri;
• informații incluse în documente, fișiere contabile, extrase, SAF-T, facturi sau alte materiale încărcate.

Pentru datele de cont, autentificare, facturare, securitate, comunicări și administrarea relației comerciale, DXP acționează, de regulă, ca operator de date.

Pentru datele personale incluse în fișierele, documentele, tranzacțiile, rapoartele, solicitările sau informațiile încărcate de Client în NeoFisc, DXP acționează, de regulă, ca persoană împuternicită de Client, iar Clientul acționează ca operator de date.

Prelucrarea datelor personale se realizează conform:

• Politicii de Confidențialitate NeoFisc;
• prezentei secțiuni;
• Anexei 1 - Acord privind prelucrarea datelor personale;
• legislației aplicabile privind protecția datelor.

Utilizatorul se obligă:

• să nu introducă date personale care nu sunt necesare pentru utilizarea serviciului;
• să nu introducă date sensibile, precum date privind sănătatea, religia, opiniile politice, apartenența sindicală sau alte categorii speciale de date, cu excepția cazurilor în care are un temei legal clar;
• să se asigure că are dreptul de a încărca și procesa datele respective;
• să respecte legislația aplicabilă privind protecția datelor.

9. Confidențialitatea datelor

DXP va trata Datele Clientului ca informații confidențiale.

DXP nu va divulga Datele Clientului către terți, cu excepția cazurilor în care:

• divulgarea este necesară pentru furnizarea serviciului;
• divulgarea este necesară către subîmputerniciți sau furnizori terți implicați în operarea NeoFisc;
• există o obligație legală;
• este necesară protejarea drepturilor, securității sau intereselor legitime ale DXP;
• Clientul și-a exprimat acordul;
• datele sunt anonimizate sau agregate astfel încât Clientul sau persoanele vizate să nu poată fi identificate.

DXP va lua măsuri rezonabile pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii.

Totuși, niciun sistem digital nu poate fi garantat ca fiind complet lipsit de riscuri. Utilizatorul înțelege că utilizarea oricărei aplicații online presupune riscuri inerente de securitate.

10. Date agregate și statistici anonimizate

DXP poate colecta și utiliza date agregate sau anonimizate privind utilizarea aplicației, cum ar fi:

• performanța funcționalităților;
• tipuri generale de utilizare;
• erori tehnice;
• statistici de utilizare;
• îmbunătățiri necesare în produs;
• eficiența fluxurilor de lucru;
• indicatori generali privind stabilitatea, securitatea și performanța aplicației.

Aceste date nu vor identifica direct Clientul, firma Clientului sau persoanele vizate.

DXP poate folosi aceste date pentru:

• îmbunătățirea aplicației;
• dezvoltarea de funcționalități noi;
• analiză de performanță;
• securitate;
• raportări interne;
• cercetare de produs;
• monitorizarea calității serviciului.

11. Utilizarea funcționalităților AI

NeoFisc poate include funcționalități bazate pe inteligență artificială, inclusiv modele lingvistice, sisteme de analiză automată, embeddings, clasificări sau alte mecanisme automate.

Aceste funcționalități pot genera:

• explicații;
• interpretări;
• rezumate;
• recomandări orientative;
• clasificări;
• simulări;
• alerte;
• observații asupra datelor financiare sau fiscale;
• răspunsuri la întrebări formulate de Utilizator.

Utilizatorul înțelege și acceptă că:

• rezultatele generate de AI pot fi incomplete, inexacte sau neactualizate;
• AI-ul poate interpreta greșit datele sau contextul;
• AI-ul nu poate înlocui verificarea umană;
• răspunsurile generate nu constituie consultanță fiscală, contabilă, juridică sau financiară autorizată;
• orice decizie importantă trebuie verificată cu un specialist autorizat.

Utilizatorul este responsabil pentru evaluarea, verificarea și utilizarea prudentă a oricărui rezultat generat de AI.

DXP nu garantează că rezultatele generate de AI sunt corecte, complete, actualizate sau potrivite pentru situația specifică a Utilizatorului.

12. Date transmise către furnizorii AI

Pentru protejarea confidențialității și a datelor Clientului, NeoFisc urmărește principiul minimizării datelor transmise către furnizorii de servicii AI.

În mod obișnuit, DXP nu transmite către furnizorii AI date brute identificabile din fișierele încărcate de Client, precum fișiere SAF-T, documente contabile, tranzacții detaliate sau alte materiale încărcate în aplicație, decât în măsura în care acest lucru este necesar pentru funcționalitatea solicitată și conform configurației serviciului.

Acolo unde este posibil și rezonabil din punct de vedere tehnic, datele transmise către furnizorii AI sunt:

• anonimizate;
• pseudonimizate;
• agregate;
• reduse la informațiile strict necesare;
• separate de identificatori direcți ai Clientului sau ai persoanelor vizate.

Excepție fac informațiile pe care Utilizatorul le introduce direct într-un chat, prompt, mesaj, câmp liber sau cerere adresată explicit unei funcționalități AI. În aceste cazuri, conținutul introdus de Utilizator poate fi transmis către furnizorul AI relevant pentru generarea răspunsului.

Utilizatorul este responsabil să nu introducă în chat, prompturi sau câmpuri libere:

• date personale care nu sunt necesare;
• date sensibile;
• secrete comerciale care nu sunt necesare;
• informații confidențiale excesive față de scopul solicitării;
• date ale unor terți fără drept sau temei legal.

DXP nu folosește în mod intenționat Datele individuale ale Clientului pentru antrenarea, ajustarea sau îmbunătățirea modelelor AI proprii sau ale unor terți, cu excepția cazului în care Clientul își exprimă acordul explicit sau o astfel de utilizare este reglementată printr-un acord separat.

Furnizorii AI pot include, după caz, entitățile listate în Anexa 2 - Subîmputerniciți și furnizori terți.

13. Responsabilitățile Utilizatorului

Utilizatorul este responsabil pentru:

• datele introduse sau încărcate în NeoFisc;
• corectitudinea și actualitatea acestor date;
• dreptul de a utiliza, încărca și procesa datele respective;
• modul în care interpretează rezultatele generate;
• deciziile luate pe baza informațiilor din aplicație;
• respectarea obligațiilor legale, fiscale, contabile și administrative;
• menținerea securității contului;
• utilizarea aplicației conform acestor Termeni.

Utilizatorul se obligă să nu folosească NeoFisc pentru:

• activități ilegale;
• fraudă;
• încălcarea drepturilor unor terți;
• transmiterea de cod malițios;
• acces neautorizat la sisteme sau date;
• copierea, extragerea sau redistribuirea neautorizată a conținutului;
• încercarea de a obține acces la conturile altor utilizatori;
• testarea agresivă a securității fără acordul scris al DXP;
• scraping, crawling sau colectare automată de date fără acord;
• dezvoltarea unui produs concurent prin copierea funcționalităților, structurii, conținutului sau logicii aplicației.

14. Restricții de utilizare

Utilizatorului îi este interzis să:

• copieze, modifice, distribuie sau reproducă aplicația;
• decompileze, dezasambleze sau încerce să obțină codul sursă;
• eludeze măsuri de securitate sau limitări tehnice;
• folosească aplicația pentru activități care afectează performanța, securitatea sau integritatea sistemului;
• încarce viruși, malware sau alte componente dăunătoare;
• încerce să acceseze datele altor utilizatori;
• folosească identități false sau date incorecte;
• folosească aplicația într-un mod care poate prejudicia DXP, alți utilizatori sau terți;
• redistribuie conținutul, rapoartele, explicațiile sau materialele din aplicație în scop comercial fără acordul DXP.

Încălcarea acestor restricții poate duce la suspendarea sau închiderea contului, fără rambursarea sumelor plătite, în măsura permisă de lege.

15. Planuri, abonamente și plată

NeoFisc poate fi oferit prin:

• plan gratuit;
• perioadă de testare;
• plan beta;
• abonamente lunare sau anuale;
• planuri comerciale personalizate;
• funcționalități gratuite sau plătite separat.

Funcționalitățile disponibile pot varia în funcție de planul ales.

Prețurile, limitele, funcționalitățile incluse și condițiile comerciale sunt afișate în aplicație, pe website sau în oferta transmisă Clientului.

Prin activarea unui plan plătit, Clientul acceptă plata tarifelor aferente planului respectiv.

Facturarea se poate realiza electronic, pe baza datelor de facturare furnizate de Client.

Cu excepția cazurilor prevăzute expres de lege sau de o ofertă comercială separată, sumele plătite nu sunt rambursabile.

DXP poate modifica prețurile, structura planurilor sau funcționalitățile incluse. Modificările vor fi comunicate prin aplicație, email sau website, într-un termen rezonabil înainte de aplicare, atunci când acestea afectează un abonament activ.

16. Neplata și suspendarea accesului

În cazul neplății sumelor datorate, DXP poate:

• limita accesul la anumite funcționalități;
• suspenda temporar contul;
• dezactiva funcționalități premium;
• bloca accesul la date sau exporturi până la clarificarea situației;
• închide contul, dacă neplata persistă.

Suspendarea accesului pentru neplată nu elimină obligația Clientului de a achita sumele scadente.

DXP poate transmite notificări privind neplata prin email, aplicație sau alte mijloace de comunicare disponibile.

17. Plan gratuit, beta și funcționalități experimentale

NeoFisc poate include funcționalități gratuite, beta, demo sau experimentale.

Acestea pot fi:

• incomplete;
• modificate frecvent;
• limitate;
• indisponibile temporar;
• eliminate fără notificare prealabilă;
• diferite de versiunea finală a produsului.

Funcționalitățile beta sau demo sunt oferite pentru testare, validare și îmbunătățire. DXP nu garantează că acestea vor deveni funcționalități permanente.

Utilizarea funcționalităților beta se face pe propria răspundere a Utilizatorului.

18. Disponibilitatea serviciului

DXP va depune eforturi rezonabile pentru a menține NeoFisc disponibil, sigur și funcțional.

Totuși, aplicația poate fi indisponibilă temporar din cauze precum:

• mentenanță;
• actualizări;
• erori tehnice;
• incidente de securitate;
• probleme ale furnizorilor terți;
• întreruperi de infrastructură;
• atacuri cibernetice;
• situații de forță majoră;
• modificări legislative sau tehnice.

DXP nu garantează funcționarea neîntreruptă, fără erori sau fără întârzieri a aplicației.

În măsura posibilului, DXP va încerca să remedieze problemele tehnice într-un timp rezonabil.

19. Servicii terțe și subîmputerniciți

NeoFisc utilizează servicii terțe pentru:

• găzduire;
• baze de date;
• autentificare;
• stocare;
• procesare AI;
• trimitere emailuri;
• procesare plăți și abonamente;
• monitorizare;
• securitate;
• analiză de trafic;
• alte componente tehnice necesare funcționării aplicației.

Prin utilizarea NeoFisc, Utilizatorul înțelege că anumite date pot fi procesate prin acești furnizori, strict în măsura necesară furnizării serviciului.

DXP nu este responsabil pentru întreruperile, erorile, modificările, limitările sau indisponibilitățile cauzate exclusiv de furnizori terți, dar va depune eforturi rezonabile pentru remedierea sau limitarea impactului acestora.

Lista principalilor subîmputerniciți și furnizori terți este inclusă în Anexa 2 - Subîmputerniciți și furnizori terți.

DXP poate actualiza lista subîmputerniciților atunci când este necesar pentru furnizarea, securizarea sau îmbunătățirea serviciului.

20. Importul, încărcarea și procesarea fișierelor

NeoFisc poate permite încărcarea sau procesarea unor fișiere precum:

• SAF-T;
• fișiere contabile;
• fișiere CSV;
• fișiere Excel;
• PDF-uri;
• extrase;
• rapoarte;
• alte documente financiare sau fiscale.

Utilizatorul este responsabil pentru:

• legalitatea încărcării acestor fișiere;
• exactitatea datelor;
• dreptul de a procesa informațiile respective;
• eliminarea datelor care nu sunt necesare;
• verificarea rezultatelor generate de aplicație.

DXP nu garantează că toate fișierele vor putea fi procesate corect sau complet.

Erorile de format, datele incomplete, structurile neconforme sau informațiile incorecte pot duce la rezultate greșite sau incomplete.

21. Alerte, notificări și monitorizare

NeoFisc poate furniza alerte, notificări sau semnale privind:

• obligații fiscale;
• praguri relevante;
• riscuri potențiale;
• schimbări în datele analizate;
• indicatori financiari;
• parteneri;
• termene;
• alte aspecte relevante pentru firmă.

Aceste alerte au caracter informativ.

DXP nu garantează că toate obligațiile, riscurile, termenele sau modificările relevante vor fi identificate, afișate sau comunicate în timp util.

Utilizatorul rămâne responsabil pentru urmărirea obligațiilor fiscale, contabile, juridice și administrative ale firmei.

22. Proprietate intelectuală

Aplicația NeoFisc, împreună cu designul, interfața, textele, logo-urile, structura, bazele de date, modulele, fluxurile, codul, materialele educaționale, rapoartele standard, denumirile comerciale și alte componente, sunt proprietatea DXP sau a licențiatorilor săi.

Utilizatorului i se acordă un drept limitat, neexclusiv, netransferabil și revocabil de a utiliza aplicația, exclusiv pentru scopurile prevăzute în acești Termeni.

Nimic din acești Termeni nu transferă către Utilizator drepturi de proprietate intelectuală asupra NeoFisc.

Utilizatorul nu poate copia, reproduce, distribui, modifica, vinde, sublicenția sau exploata comercial aplicația sau componentele sale fără acordul scris al DXP.

23. Feedback și sugestii

Utilizatorul poate transmite sugestii, idei, observații sau propuneri de îmbunătățire privind NeoFisc.

Prin transmiterea feedbackului, Utilizatorul acordă DXP dreptul de a utiliza, implementa, modifica sau dezvolta aceste sugestii fără obligația de compensare, plată sau recunoaștere, cu excepția cazurilor în care părțile convin altfel în scris.

DXP nu va identifica public Utilizatorul ca sursă a feedbackului fără acordul acestuia.

24. Comunicare electronică

Prin utilizarea NeoFisc, Utilizatorul acceptă să primească comunicări electronice legate de:

• cont;
• securitate;
• facturare;
• funcționalități;
• modificări ale serviciului;
• modificări ale Termenilor;
• notificări operaționale;
• informații relevante privind utilizarea aplicației.

Comunicările pot fi transmise prin email, notificări în aplicație sau alte canale disponibile.

Utilizatorul este responsabil pentru menținerea unei adrese de email valide și actualizate.

Comunicările de marketing se vor transmite doar în condițiile prevăzute de lege și de Politica de Confidențialitate.

25. Suspendarea contului

DXP poate suspenda temporar accesul Utilizatorului la NeoFisc dacă:

• există suspiciuni de utilizare neautorizată;
• contul este compromis;
• Utilizatorul încalcă acești Termeni;
• utilizarea afectează securitatea, performanța sau integritatea aplicației;
• există neplată;
• este necesar pentru respectarea legii;
• un furnizor terț limitează sau suspendă un serviciu necesar;
• există riscuri tehnice, comerciale sau juridice rezonabile.

În măsura posibilului, DXP va informa Utilizatorul despre suspendare și despre pașii necesari pentru remedierea situației.

DXP poate suspenda accesul imediat, fără notificare prealabilă, dacă situația presupune un risc urgent de securitate, fraudă, prejudiciu sau încălcare a legii.

26. Încetarea utilizării și închiderea contului

Utilizatorul poate solicita închiderea contului, conform procedurilor disponibile în aplicație sau prin contactarea DXP.

DXP poate închide contul dacă:

• Utilizatorul încalcă acești Termeni;
• contul este folosit pentru activități ilegale sau abuzive;
• există neplată persistentă;
• datele furnizate sunt false sau înșelătoare;
• utilizarea afectează securitatea sau integritatea aplicației;
• serviciul este retras, modificat sau încetează să mai fie oferit;
• legea impune acest lucru.

După închiderea contului, accesul la aplicație și la date poate fi limitat sau eliminat.

Ștergerea, păstrarea sau arhivarea datelor se va realiza conform Politicii de Confidențialitate, Anexei 1, obligațiilor legale și politicilor interne aplicabile.

27. Exportul și ștergerea datelor

În măsura în care aplicația oferă funcționalități de export, Utilizatorul poate descărca anumite date disponibile în cont.

DXP poate păstra anumite date după închiderea contului dacă acest lucru este necesar pentru:

• respectarea obligațiilor legale;
• facturare;
• audit;
• securitate;
• prevenirea fraudelor;
• soluționarea disputelor;
• protejarea drepturilor DXP;
• backup-uri temporare.

Datele vor fi șterse sau anonimizate atunci când nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost păstrate, conform Politicii de Confidențialitate.

Datele existente în backup-uri pot fi păstrate temporar până la expirarea ciclurilor normale de backup, fiind protejate împotriva accesului operațional curent.

28. Limitarea garanțiilor

NeoFisc este furnizat „ca atare” și „în funcție de disponibilitate”.

DXP nu garantează că:

• aplicația va funcționa neîntrerupt;
• aplicația va fi lipsită de erori;
• rezultatele vor fi exacte, complete sau actualizate;
• funcționalitățile vor răspunde tuturor nevoilor Utilizatorului;
• datele încărcate vor fi interpretate perfect;
• alertele vor identifica toate riscurile;
• AI-ul va furniza răspunsuri corecte în toate situațiile;
• aplicația va fi compatibilă cu toate sistemele, fișierele sau procesele Utilizatorului.

Utilizatorul înțelege că NeoFisc este un instrument de suport, nu o garanție de conformitate fiscală, performanță financiară sau eliminare a riscurilor.

29. Limitarea răspunderii

În măsura permisă de lege, DXP nu va fi răspunzător pentru:

• pierderi de profit;
• pierderi de venit;
• pierderi de oportunitate;
• pierderi de date cauzate de factori externi;
• întreruperi de activitate;
• decizii de business luate de Utilizator;
• sancțiuni, penalități sau obligații fiscale rezultate din acțiunile sau omisiunile Utilizatorului;
• interpretarea greșită a rezultatelor;
• utilizarea unor date incomplete sau incorecte;
• erori ale furnizorilor terți;
• indisponibilitatea temporară a aplicației;
• prejudicii indirecte, speciale, incidentale sau consecințiale.

În măsura permisă de lege, răspunderea totală a DXP pentru orice pretenții legate de utilizarea NeoFisc nu va depăși suma totală plătită de Client către DXP în ultimele 12 luni anterioare evenimentului care a generat pretenția.

Dacă Utilizatorul folosește un plan gratuit, demo sau beta, răspunderea DXP va fi limitată la suma maximă permisă de lege.

Limitările de răspundere nu se aplică în cazurile în care legea nu permite limitarea răspunderii.

30. Despăgubiri

Utilizatorul este de acord să despăgubească și să protejeze DXP împotriva oricăror pretenții, pierderi, costuri, daune sau cheltuieli rezultate din:

• utilizarea necorespunzătoare a aplicației;
• încălcarea acestor Termeni;
• încălcarea legii;
• încălcarea drepturilor unor terți;
• încărcarea sau procesarea unor date fără drept;
• utilizarea rezultatelor generate de aplicație fără verificare;
• acțiuni sau omisiuni ale Utilizatorului sau ale persoanelor cărora le-a oferit acces.

Această obligație se aplică în măsura permisă de lege.

31. Forța majoră

DXP nu va fi responsabil pentru neexecutarea sau executarea cu întârziere a obligațiilor sale dacă aceasta este cauzată de evenimente aflate în afara controlului rezonabil al DXP, inclusiv:

• dezastre naturale;
• incendii;
• inundații;
• război;
• conflicte;
• atacuri cibernetice;
• întreruperi majore de infrastructură;
• decizii ale autorităților;
• modificări legislative;
• greve;
• probleme ale furnizorilor terți;
• întreruperi de internet, energie, cloud sau telecomunicații.

32. Modificarea aplicației

DXP poate modifica, actualiza, limita, suspenda sau elimina funcționalități ale NeoFisc.

Aceste modificări pot fi necesare pentru:

• îmbunătățirea produsului;
• securitate;
• performanță;
• conformitate legală;
• schimbări comerciale;
• integrarea sau eliminarea unor furnizori terți;
• corectarea unor erori;
• repoziționarea serviciului.

DXP va încerca să evite, pe cât posibil, afectarea semnificativă a utilizării normale a aplicației pentru clienții activi.

33. Modificarea Termenilor

DXP poate actualiza acești Termeni periodic.

Actualizările pot fi necesare pentru:

• modificări legislative;
• modificări ale serviciului;
• introducerea unor funcționalități noi;
• schimbări comerciale;
• clarificări;
• cerințe de securitate;
• cerințe ale furnizorilor terți.

Versiunea actualizată va fi publicată în aplicație, pe website sau comunicată prin email.

Continuarea utilizării NeoFisc după intrarea în vigoare a modificărilor constituie acceptarea noilor Termeni.

Dacă Utilizatorul nu este de acord cu modificările, acesta trebuie să înceteze utilizarea aplicației.

34. Legea aplicabilă și jurisdicția

Acești Termeni sunt guvernați de legislația română.

Orice litigiu decurgând din sau în legătură cu acești Termeni, cu utilizarea aplicației NeoFisc sau cu relația dintre Utilizator și DXP va fi soluționat de instanțele competente din România.

În măsura permisă de lege, litigiile vor fi soluționate de instanțele competente de la sediul DXP.

Părțile vor încerca, înainte de inițierea unui litigiu, să soluționeze pe cale amiabilă orice neînțelegere.

35. Dispoziții finale

Acești Termeni, împreună cu Politica de Confidențialitate, Politica de Cookies, anexele și orice alte documente sau condiții aplicabile, reprezintă acordul complet dintre Utilizator și DXP privind utilizarea NeoFisc.

Dacă o clauză din acești Termeni este declarată nulă, invalidă sau inaplicabilă, celelalte clauze vor rămâne valabile.

Neexercitarea de către DXP a unui drept prevăzut în acești Termeni nu reprezintă o renunțare la acel drept.

Utilizatorul nu poate transfera drepturile sau obligațiile sale fără acordul scris al DXP.

DXP poate transfera drepturile și obligațiile sale în cazul unei reorganizări, fuziuni, cesiuni, vânzări de active sau alte operațiuni similare, cu respectarea legii aplicabile.

36. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau notificări legate de acești Termeni și Condiții, ne puteți contacta la:

DXP - DevXpLoad IT Solutions S.R.L.

Date de identificare:

• CUI: 49902405
• Nr. înmatriculare: J2024001312223
• EUID: ROONRC.J2024001312223
• Sediu social: Municipiul Iași, Județul Iași, România
• Email: contact.info@neofisc.ro
• Website: neofisc.ro

Vom încerca să răspundem solicitărilor într-un termen rezonabil, de regulă în 1-2 zile lucrătoare, în funcție de natura solicitării.

Anexa 1 - Acord privind prelucrarea datelor personale

Această Anexă face parte integrantă din Termenii și Condițiile NeoFisc și se aplică în măsura în care DXP prelucrează date cu caracter personal în numele Clientului, în calitate de persoană împuternicită.

1. Rolurile părților

Pentru datele personale incluse în fișierele, documentele, tranzacțiile, rapoartele, solicitările, mesajele sau alte informații încărcate ori introduse de Client în NeoFisc, Clientul acționează ca operator de date, iar DXP acționează ca persoană împuternicită.

Pentru datele necesare administrării contului, autentificării, facturării, securității, comunicărilor comerciale și relației contractuale cu Clientul, DXP poate acționa ca operator de date. Aceste prelucrări sunt descrise în Politica de Confidențialitate NeoFisc.

2. Obiectul prelucrării

Obiectul prelucrării îl reprezintă prelucrarea datelor personale transmise, încărcate sau introduse de Client în NeoFisc, în scopul furnizării funcționalităților aplicației.

Aceste funcționalități pot include, fără a se limita la:

• stocarea și organizarea datelor;
• procesarea fișierelor încărcate;
• analiza financiară și fiscală;
• generarea de rapoarte, alerte, simulări și explicații;
• funcționalități asistate de AI;
• suport tehnic;
• securizarea contului;
• backup și mentenanță.

3. Durata prelucrării

Durata prelucrării este, de regulă, durata utilizării serviciului de către Client.

După încetarea utilizării serviciului sau închiderea contului, datele vor fi șterse, anonimizate sau păstrate temporar, conform Termenilor și Condițiilor, Politicii de Confidențialitate, obligațiilor legale și ciclurilor tehnice de backup.

4. Natura și scopul prelucrării

Prelucrarea poate include operațiuni precum:

• colectare;
• încărcare;
• stocare;
• structurare;
• extragere;
• analiză;
• clasificare;
• agregare;
• generare de rezultate;
• transmitere către subîmputerniciți autorizați;
• ștergere;
• anonimizare;
• backup.

Scopul prelucrării este furnizarea, operarea, securizarea, mentenanța și îmbunătățirea serviciului NeoFisc, conform instrucțiunilor Clientului și acestor Termeni.

5. Tipuri de date personale

Datele personale prelucrate pot include, în funcție de datele introduse sau încărcate de Client:

• nume și prenume;
• adresă de email;
• număr de telefon;
• adresă;
• CNP sau alte identificatoare personale, dacă apar în documente;
• identificatori fiscali;
• IBAN sau alte date bancare;
• date despre administratori, asociați, angajați, colaboratori, clienți, furnizori sau persoane de contact;
• date incluse în fișiere SAF-T, facturi, extrase, documente contabile, documente financiare sau alte fișiere încărcate;
• alte date personale introduse de Client în aplicație.

Clientul înțelege că DXP nu controlează în mod direct conținutul datelor încărcate și nu poate anticipa toate tipurile de date personale pe care Clientul le poate introduce în NeoFisc.

6. Categorii de persoane vizate

Datele personale pot privi, după caz:

• reprezentanți ai Clientului;
• utilizatori ai contului;
• administratori;
• asociați;
• angajați;
• colaboratori;
• clienți ai Clientului;
• furnizori;
• parteneri comerciali;
• persoane de contact;
• alte persoane menționate în documentele sau fișierele încărcate de Client.

7. Instrucțiunile Clientului

Clientul instruiește DXP să prelucreze datele personale numai în scopul furnizării serviciului NeoFisc și conform acestor Termeni.

DXP nu va prelucra datele personale ale Clientului pentru scopuri proprii incompatibile cu furnizarea serviciului, cu excepția cazurilor în care legea permite sau impune acest lucru.

Dacă DXP consideră că o instrucțiune a Clientului încalcă legislația aplicabilă privind protecția datelor, va informa Clientul într-un termen rezonabil.

8. Obligațiile Clientului

Clientul este responsabil pentru:

• stabilirea temeiului legal al prelucrării datelor personale introduse în NeoFisc;
• informarea persoanelor vizate, atunci când este necesar;
• respectarea drepturilor persoanelor vizate;
• legalitatea colectării, încărcării și utilizării datelor;
• minimizarea datelor introduse în aplicație;
• evitarea introducerii datelor personale care nu sunt necesare;
• evitarea introducerii datelor sensibile, cu excepția cazului în care există un temei legal valid;
• securizarea accesului la conturile proprii;
• administrarea utilizatorilor cărora le oferă acces la NeoFisc.

Clientul este operatorul datelor personale pe care le introduce sau le încarcă în NeoFisc și răspunde pentru respectarea obligațiilor sale conform GDPR și legislației aplicabile.

9. Obligațiile DXP

În calitate de persoană împuternicită, DXP va:

• prelucra datele personale numai conform instrucțiunilor Clientului;
• asigura confidențialitatea datelor personale;
• limita accesul la date la persoanele care au nevoie de acces pentru furnizarea serviciului;
• utiliza măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru protejarea datelor;
• asista Clientul, în mod rezonabil, pentru îndeplinirea obligațiilor privind drepturile persoanelor vizate;
• informa Clientul fără întârzieri nejustificate în cazul unei breșe de securitate care afectează datele personale prelucrate în numele Clientului;
• utiliza subîmputerniciți doar în condițiile acestei Anexe;
• șterge sau returna datele personale conform Termenilor și Politicii de Confidențialitate, cu excepția cazurilor în care legea impune păstrarea lor;
• pune la dispoziția Clientului informații rezonabile pentru demonstrarea conformității cu această Anexă.

10. Măsuri tehnice și organizatorice

DXP va implementa măsuri tehnice și organizatorice rezonabile, având în vedere natura serviciului, costurile implementării, riscurile prelucrării și stadiul tehnicii.

Aceste măsuri pot include, după caz:

• controlul accesului;
• autentificare;
• criptarea comunicațiilor;
• separarea logică a datelor între clienți;
• politici interne de acces;
• backup;
• monitorizare tehnică;
• jurnalizare;
• actualizări de securitate;
• restricționarea accesului la date doar pentru personalul autorizat;
• măsuri de prevenire, detectare și răspuns la incidente.

DXP nu garantează securitate absolută, însă va depune eforturi rezonabile pentru protejarea datelor.

11. Subîmputerniciți

Clientul autorizează DXP să utilizeze subîmputerniciți pentru furnizarea serviciului NeoFisc.

Subîmputerniciții pot include furnizori de:

• infrastructură cloud;
• baze de date;
• autentificare;
• stocare;
• procesare AI;
• email;
• procesare plăți;
• monitorizare;
• suport tehnic;
• securitate;
• mentenanță.

DXP se va asigura că subîmputerniciții implicați în prelucrarea datelor personale sunt supuși unor obligații contractuale adecvate privind confidențialitatea, securitatea și protecția datelor.

Lista principalilor subîmputerniciți utilizați este inclusă în Anexa 2 - Subîmputerniciți și furnizori terți.

DXP poate modifica lista subîmputerniciților atunci când acest lucru este necesar pentru furnizarea sau îmbunătățirea serviciului. În cazul unor modificări relevante, DXP va informa Clientul printr-un mijloc rezonabil.

12. Transferuri în afara Spațiului Economic European

În măsura în care prelucrarea datelor personale implică transferuri în afara Spațiului Economic European, DXP va utiliza mecanisme de transfer recunoscute de legislația aplicabilă, cum ar fi:

• decizii de adecvare;
• Clauze Contractuale Standard;
• certificări sau cadre de transfer recunoscute, dacă sunt aplicabile furnizorului respectiv;
• alte garanții adecvate prevăzute de legislația aplicabilă.

Clientul înțelege că anumite servicii terțe utilizate pentru furnizarea NeoFisc pot implica infrastructură, suport sau procesare în afara Spațiului Economic European, inclusiv în Statele Unite ale Americii, conform Anexei 2.

13. Cereri ale persoanelor vizate

Dacă DXP primește o cerere din partea unei persoane vizate cu privire la datele personale prelucrate în numele Clientului, DXP va transmite cererea Clientului, în măsura în care poate identifica Clientul relevant.

DXP nu va răspunde direct unei astfel de cereri, cu excepția cazului în care este obligat prin lege sau primește instrucțiuni de la Client.

Clientul rămâne responsabil pentru soluționarea cererilor persoanelor vizate în calitate de operator.

14. Breșe de securitate

DXP va informa Clientul fără întârzieri nejustificate după ce ia cunoștință de o încălcare a securității datelor personale prelucrate în numele Clientului, în măsura în care incidentul afectează datele Clientului.

Notificarea va include, în măsura în care informațiile sunt disponibile:

• natura incidentului;
• categoriile de date afectate;
• posibilele consecințe;
• măsurile luate sau propuse;
• informațiile rezonabil necesare pentru ca Clientul să își poată îndeplini obligațiile legale.

Clientul este responsabil pentru notificarea autorității de supraveghere și a persoanelor vizate, atunci când legea impune acest lucru, cu excepția cazului în care DXP are o obligație legală directă.

15. Audit și demonstrarea conformității

DXP va pune la dispoziția Clientului, la cerere rezonabilă, informațiile necesare pentru demonstrarea respectării obligațiilor sale în calitate de persoană împuternicită.

Orice audit se va realiza:

• cu notificare prealabilă de minimum 15 zile lucrătoare;
• în timpul programului normal de lucru;
• fără a afecta securitatea sau disponibilitatea serviciului;
• fără a compromite datele altor clienți;
• fără a expune informații confidențiale ale DXP sau ale altor terți;
• într-o manieră proporțională cu scopul auditului.

DXP poate refuza sau reprograma cererile de audit care sunt disproporționate, repetitive, abuzive sau care creează riscuri de securitate.

Costurile auditului vor fi suportate de Client, cu excepția cazului în care părțile convin altfel în scris.

16. Ștergerea sau returnarea datelor

La încetarea furnizării serviciului, DXP va șterge, anonimiza sau returna datele personale prelucrate în numele Clientului, conform funcționalităților disponibile, Politicii de Confidențialitate și obligațiilor legale aplicabile.

DXP poate păstra anumite date dacă acest lucru este necesar pentru:

• respectarea unei obligații legale;
• facturare;
• securitate;
• prevenirea fraudelor;
• audit;
• soluționarea disputelor;
• exercitarea sau apărarea unor drepturi legale.

Datele existente în backup-uri pot fi păstrate temporar până la expirarea ciclurilor normale de backup, fiind protejate împotriva accesului operațional curent.

17. Confidențialitate

DXP se va asigura că persoanele autorizate să prelucreze datele personale ale Clientului sunt supuse unor obligații de confidențialitate sau unor obligații legale echivalente.

Obligația de confidențialitate va continua și după încetarea relației contractuale, în măsura permisă de lege.

18. Prelucrarea datelor prin funcționalități AI

În cazul în care Clientul utilizează funcționalități AI, anumite date pot fi transmise către furnizori terți de servicii AI, strict în scopul furnizării funcționalității solicitate.

Ca regulă generală, DXP urmărește să transmită către furnizorii AI doar date anonimizate, pseudonimizate, agregate sau minimizate, în măsura în care acest lucru este posibil și compatibil cu funcționalitatea solicitată.

DXP nu transmite în mod intenționat către furnizorii AI date brute identificabile din fișierele încărcate de Client, cu excepția cazului în care:

• Utilizatorul introduce direct acele date într-un chat, prompt, mesaj sau câmp liber asociat unei funcționalități AI;
• funcționalitatea solicitată de Utilizator presupune în mod explicit analiza conținutului respectiv;
• Clientul a configurat sau a solicitat expres o astfel de prelucrare;
• transmiterea este necesară pentru furnizarea rezultatului solicitat și se realizează conform acestor Termeni.

DXP nu va utiliza în mod intenționat datele personale ale Clientului pentru antrenarea modelelor AI proprii sau ale unor terți, cu excepția cazului în care Clientul își exprimă acordul explicit sau acest lucru este reglementat printr-un acord separat.

Clientul este responsabil să nu introducă în prompturi, mesaje sau câmpuri libere date personale care nu sunt necesare, date sensibile sau informații confidențiale excesive față de scopul solicitării.

19. Prevalență

În caz de conflict între această Anexă și Termenii și Condițiile NeoFisc, în ceea ce privește prelucrarea datelor personale în numele Clientului, va prevala această Anexă.

20. Modificarea Anexei

DXP poate actualiza această Anexă pentru a reflecta modificări legislative, tehnice, operaționale sau comerciale.

Versiunea actualizată va fi publicată în aplicație, pe website sau comunicată prin email. Continuarea utilizării NeoFisc după intrarea în vigoare a modificărilor constituie acceptarea versiunii actualizate.

Anexa 2 - Subîmputerniciți și furnizori terți

Această Anexă include principalii furnizori terți și subîmputerniciți utilizați de DXP pentru furnizarea serviciului NeoFisc.

DXP poate actualiza această listă atunci când schimbă, adaugă sau elimină furnizori necesari pentru funcționarea, securizarea sau îmbunătățirea serviciului.

1. Observații privind furnizorii AI

Furnizorii AI pot fi utilizați pentru:

• generarea de explicații;
• procesarea întrebărilor introduse de Utilizator;
• analiză semantică;
• rezumare;
• clasificare;
• embeddings;
• generarea de răspunsuri asistate de AI;
• alte funcționalități similare disponibile în NeoFisc.

Ca regulă generală, DXP urmărește să transmită către furnizorii AI doar date minimizate, anonimizate, pseudonimizate sau agregate, în măsura în care acest lucru este posibil și compatibil cu funcționalitatea solicitată.

Informațiile introduse direct de Utilizator într-un chat, prompt, mesaj sau câmp liber asociat unei funcționalități AI pot fi transmise către furnizorul AI relevant pentru generarea răspunsului.

2. Observații privind transferurile în afara SEE

Unii furnizori pot procesa date în afara Spațiului Economic European, inclusiv în Statele Unite ale Americii.

În aceste situații, DXP va utiliza mecanisme de transfer recunoscute de legislația aplicabilă, cum ar fi Clauze Contractuale Standard, decizii de adecvare, certificări sau alte garanții aplicabile.

3. Actualizarea listei

DXP poate actualiza lista subîmputerniciților pentru a reflecta:

• schimbări tehnice;
• schimbări de infrastructură;
• înlocuirea unor furnizori;
• adăugarea unor funcționalități noi;
• cerințe de securitate;
• cerințe legale sau comerciale.

În cazul unor modificări relevante, DXP va informa Clientul prin aplicație, website, email sau alt mijloc rezonabil.

Vă mulțumim pentru utilizarea NeoFisc.